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秘书实务 | 公务员文稿入门(三)【转发】

秘书部落 语言资源快讯 2020-01-18

(本文节选自秘书部落)

公务员文稿入门

机关文稿起草十法


在机关工作,所要写的文稿种类很多。我这里所揣摩的写法,主要是针对经济形势分析报告、综合讲话稿、专题讲话稿、调研报告等大稿的,对于信息稿也可参阅。


1、找准定位


起草一个文稿,最重要的就是要知道写什么,也就是明确主题,明确目标。主题对了,目标明确,文稿就写对了,就可得60分。写对是第一位的,首要的。这好比要完成一项工作,就必须明确目标,起草文稿也不例外。如何写对,在方法上就是要找准文稿的写作定位。可用“三景”定位法来找准写作定位。即用几何学的立体坐标来进行定位,它的三根轴线是:愿景、背景、场景,三景的交汇之点就是文稿的写作定位。 


愿景:这篇文稿所要达到的目的。这一愿景(目的)往往体现在文稿的标题上,如无实质内容标题的文稿,则体现在文稿的导语中。例:文稿标题为“全力帮扶企业是当前‘保增长’的当务之急”。这一标题里,愿景(目的)就相当明确,本文所要阐述的是当前经济要实现“保增长”,当务之急是帮扶企业度过“冬天”。


背景:文稿起草的时代背景,也可以说是所处的形势。以上题为例,背景是在2008年起始的国际金融危机冲击下,经济运行下行严重,企业普遍感到困难压力很大。


文稿起草的背景材料主要有三类:一是纵向的,即上下级部门的材料;二是横向的,即同级部门的材料;三是同一会议、同一问题的相关材料,能找到此类材料,参考价值最大。


场景:就是文稿具体用在哪一场合。是报刊上发表,还是会议上使用。在会议上使用,又分是主讲稿,还是发言稿,发言稿又分是交流发言还是表态发言等。不同的场景,也要写不同的文稿,包括长短、语气等,所谓到哪山唱哪歌。


起草文稿之前,必须将此“三景”搞明白,在三维空间中找到坐标上的一个结合点,才能动笔,这就是文稿起草前的具体定位。这一点不可小视,否则,下笔千言,离题万里,就得零分。兴冲冲写好,一声牛头不对马嘴,岂不冤哉。


2、贵有主线


写文稿一定要思路清晰。什么叫思路清晰?就是文稿从导语开始,到几页、十几页,甚至洋洋洒洒几十页正文,到结尾,让人读了,听了,就像走在一条大路上,从起点到终点,中间经过哪些站,很清晰。短文还是长文,短途还是长途,道理是一样的。文稿叫思路,旅行叫线路。文稿的思路清晰来自于主线清晰,因此,写文稿一定要有主线。


机关文稿从文章种类上看,是议论文,都是要讲清一个道理,并加以贯彻落实,因此主线从开头到结尾是直线型的,切忌绕弯子,多线条,叠线条。一根主线贯穿全文,一气呵成,浅见易懂。主线要区别于主题。主题定位,主线定调。主题讲的是总目标,主线讲的是实现主题的其中一条途径。如在加快转变经济发展方式专题会议上的发言,主题显然是加快转变经济发展方式,发言者的主线就要根据自己的身份和会议的要求来确定了,分管服务业的领导就可以“大力发展服务业是加快转变经济发展方式的必然途径”为发言稿的主线,干工业的可以“当务之急是加快培育发展战略性新兴产业”为主线等。主线明确,全文就环环相扣,不打横炮,条理清楚,便于执行。


好的文稿还有一条精神层面的主线,让听者、读者能够强烈感受。例《加快我市服务业发展》,那么主题就是发展服务业,主线是什么呢?一条是明的,如上所述,可以是具体的服务业子行业(商贸、旅游)等。另一条是隐的,精神层面的,是文稿的神韵所在,举例中就是“加快”二字,要用“加快”二字贯串全文。一般地说,在写现状时要提出我市服务业的不足,所以要加快;在分析形势和任务时,要表明发达地区的先进和转型升级的要求,所以要加快;在讲措施时,要在服务业子行业、项目建设、资源配置诸方面,强调切实要加快。一明一隐两条主线,文稿中都清晰,定是上等文稿。


3、自圆其说


文章必须是圆的。所谓圆的,一是指必须形成一个封闭的系统。机关文稿一般由三大部分构成,即现状(包括成效和问题)——形势分析(包括判断、目标)——措施。措施采取以后,就取得新的成就和产生新的问题。这样就形成一个系统。机关文稿不同于毕业论文、老师讲稿。毕业论文和老师讲稿一般侧重于分析,把现状、问题、理论根源分析得很透,而到措施往往是一个小尾巴。机关文稿与之相反,现状、问题可以简略,理论依据可以少谈,但措施必须很实,写得很到位。因为机关文稿,由领导讲好后,是要落实下去的,能够落实下去的,就是措施,而不是分析。写机关文稿,切忌提出问题后,没有措施。二是文稿中的观点必须一致,不能自相矛盾。比如说某市工业发展总体不够快,但其中电梯行业发展很快,那么在摆成效时,可以把电梯行业的快写出来,如产值年增速达到40%以上等,但必须补一句,总体不快,如全市工业产值增速只有百分之几。一篇文稿中自己要圆得通。写文章要做到四自:自圆其说,自说自话,自我批评,自我欣赏。三是大圆套小圆,段段圆。一篇文稿有几大部分,每一部分、每一段落,都要说得圆。


机关文稿主要就是陈述以下四大问题,形成一个循环的系统,也就是一个圆。成效—问题—举措—目标任务—成效—问题……,循环往复。


4、亮点如星


一篇讲话,或总结思路等,必须有亮点,至少有一个亮点,但也不可太多。前年,我去宁夏,走进腾格里沙漠,深入一公里,前后左右都是茫茫黄沙,但有一种小树很显眼,有的一尺高,有的几丈高,开着红色小花,稀稀疏疏,散布在沙漠里,象沙漠里的星星。试想,沙漠中跋涉的人,偶尔看到这一生命,是何等的惊喜,精神肯定为之一振。我问这树名,当地人说,叫“沙漠姑娘”。这使我猛然想到,一篇长长的机关文稿里,就要有这样的“星星”,面对稿子,使人有仰望天空欣赏星星之感。


怎么样找到“星星”呢?一是对某一情况比常人深挖一步。如讲发展战略性新兴产业,一般大家都能讲到光伏、LED、风能等,但如果对其中一项,如光伏,深挖一步,就成亮点。全国、全球光伏产业的情况,本地光伏产业的情况,要讲到项目,再深一步讲到主要产品,讲到土地、资本、电力、人才等要素供给,再跳出来,讲到竞争,这就能成为亮点。二是讲常人未能讲,或者领导没想到的。比如农民工紧缺,讲讲刘易斯拐点,就有一定新意。三是从另一角度看问题。从约定俗成的、习惯的思维方式中跳出来,换一角度看问题,就会有新东西,所谓异曲同工之妙。


5、分析得当


机关文稿有分析,这些分析必须是正确的、真实的、中肯的。因此,要做到“三有”:有时空、有数据、有对比。


有时空:是哪一年,哪个月份,是一个时间点(如截至年底)还是一个时间跨度(如“十一五”期间),这些都必须写清楚,不能有歧义。


有数据:分析要用数据说话,现在不仅是经济文稿,就是党的建设、社会民生、社会管理等文稿,也要数据说话。数据使人一目了然,数据放在那里,大家都会看。一篇机关文稿在分析时,如果没有数据,那是不可想象的,就等于没有分析。


有对比:要与过去、周边进行对比,纵向比、横向比,就知道所处的位置了,这是分析中常用的方法。


掌握了这“三有”,分析也就能把握度了,即使起先主观上有些偏差,也会在“三有”分析中实现纠偏。


 6、标题精神


标题好比眼睛,对文稿起到画龙点睛的作用。无论大标题还是小标题,都要认真提炼,使人读起来有精神。首先用词要明朗,不能含糊其辞。如《关于加快工业产业集群发展的对策研究》,这是一个调研报告的题目,很明确。小标题也是这样,清晰明朗,如“近期发展目标”。其次用词要准确,不能言过其实。如“快速”发展,“较快”发展,就要根据实际情况来选词。三是用词要朴实,不能虚饰浮华。机关文稿的标题与新闻稿的标题不同,前者讲究朴实到位,后者强调抓眼球。初学者以前较多接受电视、报纸的感染,以为要标新立异,这恰恰不是机关文稿的标题所要求的。此外,标题不能因为追求整齐,以至因词害意,有时一排小标题,多一字少一字也是可以的。写文稿的人都有感受,比如用一“加”字,写加快、加速、加强等三、四个好写,五、六个就难了,可以适当变一变。四是用词要合适,不能只顾自己偏好。标题的选择,不同的领导有不同的偏好,有的喜欢长一点,有的喜欢短一点,有的喜欢用七个字,打油诗一般,有的喜欢文绉绉,看起来有深度,不一而足。所以,大小标题的选择,还要针对不同的领导选择适合其的特点,不能以自己的偏好来写标题。领导审文稿,首先看标题,标题通过了才看下文,所以标题其实是第一关。


7、段段分层


当你还不能将你的文章划分为明晰的层次时,你的文章在逻辑上是不严密的。一个文稿分成几块,每一块又分成几段,这些大家都懂。重要的是每一个自然段里也要分层次,在一个自然段里有几层意思,很清晰,这是机关文稿必须做到的。做到了段内分层,层层清晰,机关文稿起草也就过关了。自然段内的层次是什么?是从不同的角度说明小标题的。每一层次都很清晰,说明对这一小标题的认识是清晰的,对所有小标题的认识都清晰,说明对大标题的认识也是清晰的,一篇文章从小到大,从大到小都应该是严密的。段段分层,层次清晰,文稿之“大厦”就不会倾。


8、句句着落


宋人黄庭坚评杜甫的诗:“老杜作诗,无一字无来处”。说的是杜甫的诗句中,用词用典都能在古书上找到,不生僻乱造,强调的是杜甫作诗的严谨。机关文稿是公文,直接影响社会,影响公众,落笔更要有出处,不可臆想,不可任意延伸,不可猜测。做到句句有着落,就是要经得起问。要做到句句有着落,并不难。一是数字有出处。数字来自于哪里,要很清楚,自己计算的数字要准确,看不懂的数字,不要去修改。现在写文稿的人往往从文科生中挑来,而政府部门70%以上写的是经济文稿,因此,千万不能不懂装懂,随意增减。容易搞错的数据,如比去年增长1.1倍,指的是去年的210%,也就是比去年增长110%,而是去年的1.1倍,就只是比去年增长10%;是去年的110%,那就是增长10%,而比去年增长110%,那就是去年的210%。这些数字看似简单,而实际最容易搞错,而且一错与事实相差很大,会影响决策。二是行文有根据。写的每一句话都要有根据。机关文稿起草人,以年青者为多,许多工作仅几年,10年以上的就少了。因为写文章要加夜班,有时通宵达旦,又很废眼力,不是青壮年很难胜任。而同时,年青同志实际工作经验不多,基层经验更少,而写的内容又很广泛。如在政府部门,一会儿写环保,一会儿写服务业,一会儿写项目推进,有时还很专业。因此,行文时一定要依据基础稿,就是来自基层、相关部门的稿子,要有根有据。三是观点有来头。观点哪儿来的,不是头脑一拍冒出来的,观点主要来自于五个方面:上级文稿的观点,同级文稿的观点,下级部门提供的观点,分析得出来的观点,领导的观点。对于这些有来头的观点,还都要有支撑,都要用数字和事实撑起来。


[举例]  2012年经济下行压力加大。我市投资增长潜力不足,特别是产业类“大好高”项目依然缺乏,最令人担忧。去年1-11月,全市固定资产投资增幅较前三季度回落了4.2个百分点,工业投资低于全部投资增幅4.7个百分点,新开工项目计划投资低于固定资产实际投资增幅6.2个百分点。随着汽车消费补贴、家电下乡和以旧换新政策的退出,消费持续较快增长缺乏新的热点。特别是房地产市场加速调整,后续影响将进一步显现。外贸出口走势不容乐观,去年1-11月出口额增幅已经较上半年和前三季度分别回落7.4和3.3个百分点,在世界经济未能根本改善的大环境下,今年我市外贸出口将面临很大压力。


[点评]  2012年经济下行压力加大,这可不是随便能说的,也不能人云亦云,必须有根有据。上文中从投资、消费、出口这拉动经济发展的“三驾马车”来分析,下行压力是显而易见的。这里,每一个数字都必须有出处,而且要来自权威部门。决不可相当然,只要有一个数字是错误的,整篇文稿就会招来不信任感。


9、总起细分


机关文稿最适宜总起细分的写法,无论是全篇结构,还是每段的分层,都适合用总起细分的方法。初学者对总起细分也最容易掌握。所谓总起细分,就是先用一句话概括,然后写一段文字来支撑这句话。小到自然段里的层次,大到通篇结构。比如,一篇稿子,标题是总起,下面一般要分现状、目标、措施,这是通篇的总起细分;然后再往下分,现状一般分为成效、问题,目标一般要分为形势分析和目标任务;措施那就有多条了,这是第二层次的总起细分;还要往下分,一直分到自然段,并且每个自然段里也要总起细分。


总起细分中,最重要的是学会在每一个自然段里做到总起细分。总起细分的缺点是,有时显得呆板,有时显得过于罗列。因此,在使用时,也要在全文中善于变化。


10、琢磨风格


机关文稿看似千篇一律,许多人都说枯燥无味,又臭又长。其实不然,仔细阅读,往往为好的文稿拍案叫绝。读一读党代会的报告、国务院的政府工作报告,几乎不能增一字,不能减一字,字字精辟。作为起草文稿的人,就要研究文稿的风格,这个风格是机关文稿的一般风格,以及使用者的个人风格,二者要结合好。至于起草人的文风,也会在多年的锤炼中形成自己的风格,这也是一件好事。 


[为文智典]    邓小平在中央工作会议闭幕会上的讲话,也就是接着举行的十一届三中全会的主题报告《解放思想,实事求是,团结一致向前看》。这个报告后来被称为“开辟新时期新道路、开创建设有中国特色社会主义新理论的宣言书”。这一报告是由于光远组织起草的。1978年12月2日,于光远接到任务,到12月13日邓小平发表讲话,起草时间总共10天,时间相当紧,任务又是极其繁重。期间邓小平与起草人员作了三次谈话,都是有新的思想和要求。猜想稿子是二天一改。12月2日邓小平亲自拟好一个讲话稿提纲,共三页纸,一共列出了七个问题:一、解放思想,开动机器;二、发扬民主,加强法制;三、向后看是为的向前看;四、克服官僚主义、人浮于事;五、允许一部分好起来;六、加强责任制,搞几定;七、新的问题。在提纲的最前面,还写了“对会议的评价”几个字。加在一起,就是八个问题。起草组最后拟定了四个问题,并获得通过:一、解放思想是当前的一个重大政治问题;二、民主是解放思想的重要条件;三、处理遗留问题为的是向前看;四、研究新情况,解决新问题。可见起草人对邓小平提纲的研讨与把握是极其深刻和精准的,既不生搬硬套,更能综合升华。 

本期编辑:董一博

责任编辑:老   甘



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